Redaktion und Internet

Online-Redaktionen erstellen Content in Zusammenarbeit mit Autoren und Content-Brokern für Besucher und Geschäftspartner, sie bieten Nutzern die Möglichkeit zum Dialog - soll dies zügig und wirtschaftlich geleistet werden, kommen Web-Content-Management-Systeme (WCMS) zum Einsatz.

Arbeitsabläufe und Software-Lösungen

Qualität und Effizienz setzen einen gut organisierten Fluss der Arbeitsschritte voraus. Diesen Workflow kann ein WCMS ermöglichen und unterstützen - organisieren muss ihn die Redaktion selbst. Darum geht es in diesem Beitrag. In Kürze wird an dieser Stelle auch der eng verbundene Aspekt des Wissensmanagements (Knowledge Management) und des Cross-Publishing behandelt.

Wer plant, ein WCMS anzuschaffen, wird das breite Angebot auch daran messen, ob es dem eigenen Workflow angemessen ist. Ein anderer Aspekt, sehr wichtig für die gewünschte Aufmerksamkeit der Internet-Nutzer, ist die Suchmaschinen-Verträglichkeit der vom WCMS erstellten Seiten. Auch dazu später mehr. Sie können den kostenlosen Newsletter abonnieren, um sich informieren zu lassen.

Informationsquellen für das Team

Regelmäßig bespricht das Redaktionsteam, wie das Redaktionsschema aktuell zu füllen ist und wie die mittel- und langfristige Redaktionsplanung aussieht. In diese Besprechungen fließen Auswertungen der Nutzervorlieben (anhand der Logfiles) ebenso ein wie der möglichst gemeinsam gefütterte Terminkalender - er sollte ebenso wie das WCMS für das gesamte Team transparent sein, womöglich gar mit dem WCMS verknüpft.

Für die Kommunikation müssen allen im Team Namen, Anschriften, Telefonnummern und E-Mail-Adressen verfügbar sein, ebenso der Schriftverkehr. Über Ausnahmen ist sorgfältig nachzudenken. Es kann nicht alles transparent sein. Die Software sollte erlauben, unter den vielen Kontaktpersonen nach Stichworten den zuständigen Kontakt zu finden: Wer ist Experte für Spezialthema X? Solche Informationen muss das WCMS schnell festhalten können - wenn es ernst wird, muss das Wissen schon da sein.

Ein gemeinsames Archiv verknüpft Ideen, Notizen und Materialien. Dieses "Content Repository", ein digitales Ablagesystem, verwaltet die Assets, die Bestandteile einer Website. Die Dateien umfassen Texte und Bilder, in Zukunft immer häufiger auch Ton- und Videodateien. Zu jedem Asset hält der Bearbeiter fest, wer es wann angelegt hat und wo es benutzt wurde.

Workflow - die Stationen der Arbeit

• In Bearbeitung/ Erstellung
• Freigegeben
• Publiziert
• Archiviert

Folgende Tätigkeiten sollten in der praktischen Redaktionsarbeit möglich sein:

• Dokument neu erstellen
• Content externer Anbieter importieren sowieExportmöglichkeit
• Dokument ausleihen
  
  
• Bearbeiten des Dokuments
• Zurückgeben
  
• Vorschau auf das Dokument
  
  
• Redigieren und Freigeben des Dokuments
• Publizieren des Dokuments (Übergabe des Dokuments von der Produktionsdatenbank an die Publikationsdatenbank, Spiegelung)
  
  
• Löschen des publizierten Dokuments unddamit Archivierung
• Recherchieren im Bestand und/oder Archiv

Kritische Stationen

Kritische Stationen sind neben dem Entscheid über die Realisierung oder Ablehnung einer Idee die Qualitätsprüfung und Freigabe eines Beitrags - nicht jeder hat das Recht zur Freigabe (und die zugehörige Verantwortung).

Ein gutes WCMS wird auf dieser Basis dem jeweils zuständigen Bearbeiter Aufgabenlisten (To-Do-Listen) liefern, der Redaktionsleitung zusätzlich den Überblick darüber, welche Beiträge bei welcher Station angekommen sind. Auch das Einhalten gesetzter Fristen sollte ein WCMS unterstützen. Das WCMS hält auch fest, wann ein Beitrag das Verfallsdatum erreicht, und informiert den Zuständigen.

Notfälle & Rechte-Vergabe: Flexibilität trotz Struktur

Zur festen Struktur des Workflow gehören Notfall-Pläne. Wer ersetzt den erkrankten Mitarbeiter, den beurlaubten Chefredakteur? Wie sind die im WCMS verankerten Rechte zu verteilen, wer darf sie im Ausnahmefall ändern? Ausnahmeroutinen sind wichtig.

Zusatz-Module für den Dialog & Rechtsfragen

Viele Themen eignen sich für Foren. Sie sind ein wertvolles Instrument einer am Dialog orientierten Community.

Nachdem dafür gesorgt ist, dass ein Forum gut besucht wird, ist auch die Aufsicht zu regeln: Der Betreiber ist verpflichtet, regelmäßig nach dem Rechten zu sehen. Es könnten illegale oder einfach schädliche Botschaften eingestellt worden sein. Die Redaktionsleitung sorgt in Abstimmung mit der Geschäftsleitung dafür, dass das Forum sauber bleibt. Dazu sind auch Kriterien für das Löschen einer fragwürdigen Nachricht nötig. Und: Wer darf löschen? Nur die Redaktionsleitung?

Das WCMS kann die Überwachung erleichtern, indem es den oder die Verantwortlichen per E-Mail über jeden neuen Eintrag informiert. Hilfreich, aber nicht ausreichend sicher ist eine automatische Lösung: Das Forums-Modul sucht nach typischen Begriffen - Schimpfwörtern z. B. - und weist solche Neueinträge zurück oder informiert über solche Einträge die Redaktion.
Zumindest die Redaktionsleitung muss über rechtliche Regeln informiert sein, wie sie der Mediendienste-Staatsvertrag (MDStV) und das Presserecht festlegen.

Leitlinien aushandeln - Chefsache

Chefredaktion oder Redaktionsleitung benötigen Leitlinien, um möglichst viele Fragen selbst entscheiden zu können. Dies werden sie mit der Geschäftsleitung besprechen und aushandeln. Dennoch müssen die Redaktionsleitung - und auch die Vertretung - immer den kurzen Draht zur Geschäftsleitung haben und sie erreichen können.

Technik beherrschen

Trotz moderner Technik kann das Ergebnis peinlich sein, wie das Beispiel im Bild zeigt: Keine der fünf Schlagzeilen ist wirklich informativ, die ersten drei völlig nichtssagend.

Was ist hier schiefgegangen? Womöglich hat die Redaktion nach dem Publizieren der Texte nicht mehr nachgeschaut, wie das Ergebnis für den Leser aussieht. Sie hätte sonst neu getextet.
Optimal wäre das Ergebnis dennoch nicht geworden. Der den "Letzten Änderungen" eingeräumte Platz ist zu knapp - das Template sollte überarbeitet werden.
Gut geplante Templates fangen die meisten Konstellationen von Text- und Wortlänge und Bildmaterial auf. Die Planer spielen dazu etliche Extrem-Szenarien durch. Im Beispiel liegt der Fehler wohl schon in der Konzeptionsphase. Es ist daher sinnvoll, jemand mit Erfahrung in der Redaktionsarbeit an der Konzeption zu beteiligen.
Sicher lassen sich nicht alle Problemfälle rechtzeitig erkennen und auffangen. Aber grobe Schnitzer wie hier lassen sich vermeiden.

Fazit: Redaktionsarbeit ist menschliche Kooperation, unterstützt von Technik

Trotz ausgefeilter Systeme ist der kritische Faktor erfolgreicher Redaktionsarbeit die Zusammenarbeit der Menschen in und außerhalb der Redaktion.
Ein bedienerfreundliches und auf regelmäßig anfallende Aufgaben ausgerichtetes WCMS kann alle Mitarbeiter entlasten, sodass Zeit für nur vom Menschen zu lösende Aufgaben bleibt.

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